38 lượt xem

Top 10 thủ thuật Excel bạn nên biết để làm việc hiệu quả hơn

Top 10 thủ thuật Excel bạn nên biết để làm việc hiệu quả hơn
5 (100%) 5 votes

Nếu thường xuyên phải làm việc với các trang tính, đừng bỏ qua 10 thủ thuật Excel hữu ích này. Bạn sẽ cảm thấy công việc “thoáng” hơn rất nhiều. Thậm chí biết đến những tính năng sau đây có thể còn làm bạn có thêm hứng khởi, sự tập trung nữa đấy!

Chỉ cần với những thủ thuật cực hay dùng trong Excel này hi vọng sẽ giúp các bạn trong công việc. Cũng như sẽ giúp các bạn hiểu ra hơn nhiều tính năng độc đáo mà chúng ta chưa biết tới khi dùng Excel. Ngoài 10 thủ thuật dưới đây, các bạn hoàn toàn có thể khám phá thêm và phát triển thêm nhé!

1. Thêm bớt cột – dòng mà không cần dùng chuột

Trong quá trình làm việc với bảng tính, chuyện muốn thêm bớt cột hoặc dòng, hàng là điều thường xuyên xảy ra. Thay vì dùng chuột và nhấn lệnh Insert như thường lệ, bạn hoàn toàn có thể thao tác chỉ với bàn phím bằng cách sau:

  • Bạn chọn dòng hoặc cột muốn thêm/bớt.
  • Nhấn tổ hợp phím “Shift+ dấu cách”(đối với dòng) và tổ hợp phím “Ctrl và phím cách”(đối với cột).
  • Thêm dòng/cột bằng cách nhấn “Ctrl + Shift + +
  • Bớt dòng/cột với lệnh “Ctrl + –

Để có thể thêm nhiều dòng hoặc cột nhằm tiết kiệm thời gian, rút ngắn thao tác. Bạn có thể nhấn thêm phím mũi tên để chọn số lượng cột hoặc dòng mình muốn nhân thêm sau đó thực hiện lệnh kể trên.

Xem thêm: Hướng dẫn cách gộp ô trong Excel không mất dữ liệu

2. Mã hóa các ký tự dài để tăng tốc nhập liệu

Trong quá trình làm việc, đôi khi có những ký tự thường xuyên phải lặp lại. Chẳng hạn với văn bản Hành chính từ “Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam”, file tài liệu nào cũng phải mở đầu với hình thức bắt đầu bằng biểu ngữ trên.

Sẽ rất mất thời gian nếu bạn phải đánh đi đánh lại nhiều lần cụm từ đó.

Hãy dùng thủ thuật Excel với tính năng thay thế, mã hóa các ký tự dài trở nên ngắn gọn và sử dụng lặp lại được nhiều lần như ý bạn muốn bằng cách nhấn tổ hợp phím “Alt + T +A”.

Sau đó bạn có thể mã hóa cụm từ “Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam” bằng số 1 bằng cách:

  • Ở phần “With” : gõ “Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam”
  • Ở phần Replace: gõ “1″.
  • Sau đó nhấn “OK”.

3. Nháy đúp để đổi tên sheet trong vòng 1s

Thay vì phải di chuyển chuột đến tên Sheet tận cuối màn hình sau đó nhấp chuột trái và tìm đến tính năng “Rename” khá rườm rà. Bạn chỉ cần nhấp đúp chuột vào tên Sheet muốn đổi và gõ tên mới. Thao tác này chắc chắn sẽ tiết kiêm được thời gian của bạn đáng kể vì chúng chỉ mất không quá 1s.

Xem thêm: Hướng dẫn chèn một file PDF vào bảng tính Excel

4. Chuyển dòng sang cột vô cùng đơn giản

Bạn hoàn toàn có thể chuyển dòng sang cột hoặc chuyển cột sang dòng bằng cách copy dữ liệu sau đó chuột phải -> Paste Special -> Transpose.

5. Dữ nguyên thông tin với số 0 đứng đầu

Thông thường khi nhập các dữ liệu có số 0 đầu tiên như 04, 0555. 0000009,….Excel sẽ chỉ trả về cho bạn kết quả hiển thị là các con số 4-5-9, những số 0 đứng trước đó hoàn toàn biến mất.

Để giữ nguyên những ký tự đã nhập, bạn chỉ việc thêm dấu phẩy (’) đằng trước các con số này là được.

6. Chuyển đổi chữ Hoa từ chữ thường

Bạn chỉ cần nhấn lệnh =Upper -> chọn vùng cần chuyển đổi -> Enter là có thể biến chữ thường thành chữ Hoa một cách đơn giản, nhanh chóng.

7. Tính tổng không cần dùng hàm “= SUM” như mọi khi

Bạn hoàn toàn có thể dùng phím tắt “Alt =” à chọn vùng cần tính tổngà Enter.

Phím tắt kể trên thay thế cho lệnh = SUM(… như mọi khi. Thao tác này chắc rằng sẽ khiến bạn tiết kiệm thời gian đáng kể vì nó chỉ mất chừng 1s đã có ngay kết quả.

Xem thêm: Cách sử dụng hàm SUMIF trong Excel

8. Hiển thị công thức tính toán với phím tắt “Ctrl + ~”

Bạn không cần phải mất thời gian nhớ những công thức Excel phức tạp. Cũng không cần mất thời gian vào Formulas -> Show Formulas để biết những hàm đã thực hiện là gì.

Chỉ với tổ hợp phím “Ctrl + ~” tất cả những thao tác bạn dùng để tính toán trong vùng đã hiện ra ngay. Khi cần ẩn, bạn chỉ cần nhấn “CTR + ~” thêm một lần nữa.

9. Di chuyển đến các Sheet từ bàn phím

Với thủ thuật Excel, bạn thậm chí không cần dùng đến chuột mà chỉ cần nhấn giữ tổ hợp phím “Ctrl +Pg Up” (từ vị trí hiện tại đến Sheet bên trái ), “Ctrl + Pg Dn” (bên phải là có thể quan sát, theo dõi được hết các thông tin cần thiết.

Xem thêm: Tổng hợp những phím tắt đắt giá trong Microsoft Excel

10. Nhấn Alt + Enter để tạo dòng mới

Trong cùng một ô bạn muốn xuống dòng, chỉ cần nhấn “Alt + Enter”, trỏ chuột sẽ lập tức ở đầu dòng dưới giúp bạn nhanh chóng thực hiện thao tác nhập dữ liệu như mong muốn.

Khác với Word chỉ cần nhấn Enter, Excel có hơi khác một chút. Tuy nhiên,chỉ cần biết đến các thủ thuật Excel kể trên. Chẳng có gì khó khăn trong quá trình làm việc của bạn cả! Vì vậy, hãy thử ngay để thuộc “nằm lòng” những thủ thuật Excel hữu ích này bạn nhé!

Bài Liên Quan