13 Thủ thuật cực hay của Gmail mà bạn nên biết

13 Thủ thuật cực hay của Gmail mà bạn nên biết

Với 13 thủ thuật được cải tiến từ Gmail dưới đây, bạn có thể quản lý công việc qua email một cách thông minh và chuyên nghiệp hơn.

13 thủ thuật cực hay của Gmail mà bạn nên biết

13 thủ thuật cực hay của Gmail mà bạn nên biết

Với những thủ thuật được Gmail cải tiến dưới đây bạn có thể quản lý công việc của mình một cách thông minh và hiệu quả 

Nhà cung cấp không ngừng cải thiện Gmail để bạn có thể quản lý công việc qua email một cách thông minh và chuyên nghiệp hơn. Đó là lý do bạn cần phải cập nhật các tính năng và thủ thuật Gmail mới nhằm biến công cụ làm việc này trở thành một trò chơi email thú vị. 13 thủ thuật dưới đây được cho là hay ho nhất, mà bạn có thể chưa biết. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu các thủ thuật này nhé!

1. Tạo email bí danh chỉ với một tài khoản (Alias-Based Filters)

Nếu bạn sử dụng dấu chấm trong địa chỉ email của mình (ví dụ john.smith@gmail.com), bạn sẽ nhận được cảnh báo: Các dấu chấm không thành vấn đề. Đây là cách Gmail cho phép người dùng tạo một loạt các bí danh khác nhau chỉ với một tài khoản Gmail. Cụ thể, Gmail cho phép bạn thiết lập bí danh bằng cách thêm dấu chấm hoặc dấu cộng vào địa chỉ Gmail gốc của bạn. Bằng cách này, bạn có thể lọc các bức thư trong hòm thư của mình một cách dễ dàng hơn. Ví dụ, bạn có thể tạo bí danh johnsmith+work@gmail.com để trao đổi thư từ công việc và bí danh john.smith@gmail.com để trao đổi thư từ cá nhân.
Để  tạo các email bí danh khác nhau trên cùng một địa chỉ email của mình, đầu tiên bạn chọn hình bánh răng -> Settings -> Accounts -> Send mail as -> Add another email address you own, lúc này sẽ hiện ra cửa sổ để bạn nhập địa chỉ email theo bí danh bạn muốn đặt -> chọn “Next Step” để hoàn thành.
13 thủ thuật cực hay của Gmail mà bạn nên biết

2. Tạo email mẫu (Canned Responses)

Đây là một trong những tính năng mới của Gmail cho phép người dùng tạo sẵn các mẫu email, lưu trữ và cho phép trả lời tự động đến một địa chỉ xác định. Tính năng này giúp người sử dụng email tiết kiệm được nhiều thời gian khi phải thường xuyên soạn thảo và gửi đi một văn bản có mẫu tương tự. Để cài đặt tính năng này bạn chọn vào biểu tượng hình bánh răng -> Setting -> chọn “Labs” -> kéo xuống phần “Canned Responses’ -> Chọn “Enable”. Khi bạn bắt đầu soạn thảo một thư mới, bạn chọn mũi tên ở góc dưới bên phải của cửa sổ soạn thư mới để xem danh sách các email mẫu -> Chọn mẫu email phù hợp có sẵn và lưu vào cửa sổ thư mới của bạn.
13 thủ thuật cực hay của Gmail mà bạn nên biết

3. Lấy lại email đã gửi (Undo Send)

Sau khi cẩn thận, trau chuốt soạn thảo một bản e-mail mất cả tiếng đồng hồ, bạn hít một hơi dài và bấm gửi đi cho sếp để rồi nhận ra mình đã viết sai họ của sếp cũng như quên luôn việc đính kèm tập tin vào đấy. Lúc này bạn ước gì Gmail có nút để chặn ngay bản e-mail chưa hoàn chỉnh đó.
Gmail có thể giúp bạn điều này bằng cách kích hoạt nút Undo Send.  Đầu tiên bạn chọn Settings -> “General”  -> “Undo Send” -> chọn  “Enable Undo Send”. Từ đây về sau, mỗi khi bạn gửi e-mail, bạn sẽ thấy nút “Undo Send” ngay bên trên màn hình trong vài giây, giúp bạn ngăn chặn ngay lập tức những sai lầm có thể gây phiền toái cho mình từ bản e-mail bất cẩn kia. Nút Undo Send có thể được điều chỉnh trong khoảng thời gian từ 5 – 30 giây, tùy vào cài đặt của bạn.

4. Tạo phím tắt (Custom Keyboard Shortcut)

Để tạo phím tắt, bạn chỉ cần vào Settings > Labs > Custom keyboard shortcuts > Enable để bật tính năng tùy chỉnh các phím tắt như viết thư mới, báo cáo thư rác hoặc trả lời ở một cửa sổ mới. Ngoài ra, Gmail cũng có những phím tắt mặc định để bạn sử dụng sẵn.

5. Sắp xếp mail (Triage)

Triage là một ứng dụng Email có giao diện thân thiện giúp sắp xếp email vào các thẻ. Ứng dụng cho phép bạn lưu trữ, xóa hoặc lưu chúng lại để xem sau. Bạn cũng có thể trả lời hoặc chuyển tiếp email dễ dàng.

6. Xác minh người gửi thực (Verify Authenticate Senders)

Nếu bạn mua sắm qua Ebay hoặc PayPal, bạn nên bật biểu tượng xác thực người gửi để đảm bảo an toàn, tránh những vấn đề liên quan đến kẻ gian hoặc tin nhắn rác. Để bật chức năng này, bạn cũng vào Settings -> Labs – > Authentication icon for verified -> senders  ->Enable.
13 thủ thuật cực hay của Gmail mà bạn nên biết

7. Giữ nguyên văn bản gốc khi copy vào email (Plain Text Formatting)

Với Plain Text Formatting, bạn có thể sao chép và dán văn bản vào email mà vẫn giữ được định dạng văn bản ban đầu, bao gồm kích thước chữ, font chữ, màu sắc, liên kết…Chỉ với một cái nhấp chuột duy nhất , bạn có thể lùi lại tất cả điều đó. Di chuyển định dạng và chuyển đổi các tin nhắn văn bản đơn giản bằng cách nhấn vào biểu tượng văn bản ở góc phải của trình đơn tùy chọn định dạng .

8. Tự động hóa website (Zapier)

Zapier là một dịch vụ web giúp tự động hóa các email để tạo nhãn, task… Nó hoạt động bằng cách thiết lập một loạt các trigger và actions. Ví dụ, bạn có thể thiết lập một thông báo nhận được tin nhắn mới (action) và bạn sẽ nhận được thông báo khi tin nhắn mới đến hòm thư của mình (trigger).

9. Quản lý email đã gửi với phần mềm Boomerang

Boomerang là một ứng dụng cho phép người dùng quản lý email đã gửi. Nếu bạn biết bạn sẽ rời khỏi màn hình máy tính hoặc đơn giản là bị xao nhãng khi đang làm việc, Boomerang sẽ đảm bảo rằng bạn sẽ không gửi sót bất cứ email nào cũng như đảm bảo độ chính xác và hiệu quả công việc.

10. Truy cập thông tin qua inbox (Repportive)

Reppportive là một ứng dụng cho phép bạn thiết lập bất cứ gì bạn cần biết về contact và làm cho chúng dễ dàng truy cập thông qua hộp thư đến của bạn. Về cơ bản, bạn sẽ không cần phải tìm hiểu thông tin của ai đó qua nhiều kênh khác nhau. Bạn còn có thể liên kết LinkedIn trực tiếp với tài khoản Gmail của bạn và có một mạng lưới liên hệ đồng bộ.

11.Theo dõi email gửi (FollowUp)

FollowUp là ứng dụng hay có chức năng cảnh báo người dùng khi ai đó mở email của bạn và nhắc nhở bạn theo dõi họ. Với những công việc cần bảo mật và giải quyết nhanh chóng, người dùng nên sử dụng ứng dụng này để kiểm soát thư gửi đến thuận tiện hơn.

12. Chia sẻ nhãn Gmail (Grexit)

Grexit cho phép bạn chia sẻ các nhãn Gmail với những người dùng Gmail khác. Ứng dụng này cũng cho phép bạn xây dựng quy trình cho việc quản lý một dự án, kết hợp với các dự án nhóm và nhiệm vụ, tất cả chỉ trong hộp thư đến của bạn.

13. Chat nhóm (HopEmail)

HopEmail giúp người dùng giải quyết các khó khăn khi phải theo dõi các chuỗi email dài bằng cách tạo ra một hộp chat nhóm. Khi hộp chat được thiết lập, bạn có thể kết nối các thành viên trong hội thoại cùng một lúc để họp bàn. HopEmail cũng cho phép chat trực tuyến, chia sẻ hình ảnh và video nhanh chóng.
Mai Nguyễn (Biên dịch từ mydomaine)
(Theo Tuổi Trẻ Thủ Đô)
13 Thủ thuật cực hay của Gmail mà bạn nên biết
5 (100%) 2 votes

Bình Luận

Show all responses

Write a response


1 + 3 =